Bei weiter steigenden Anteilen an elektronischer Kommunikation beobachten wir bei unseren Mandanten einen zunehmenden Bedarf an Vertraulichkeit.
Dies ist leicht nachvollziehbar, denn Patentanmeldungen führen zu geistigem Eigentum, das keinesfalls in falsche Hände geraten darf. Marken-und Designanmeldungen lassen frühzeitig auf künftige Strategien oder Entwicklungen schließen und erfordern ebenfalls eine erhöhte Vertraulichkeit.
Die Ausgangslage
Gewöhnliche E-Mails sind für die Übermittlung solcher Informationen eigentlich ungeeignet, denn sie besitzen
einige Eigenschaften, die Vertraulichkeit verhindern:
- E-Mails haben eine Vertraulichkeit wie Postkarten: Wer sie in Händen hält kann sie unbemerkt mitlesen.
- E-Mails werden auf ihrem Weg durch das Internet mehrfach zwischengespeichert, gehen also durch eine unbekannte Anzahl von unbekannten Händen.
- Es ist nicht sicher, ob der Empfänger die Datei tatsächlich erhalten hat und ob sie unverändert ist.
- Wenn er sie erhalten hat, passiert es immer öfter, dass sie fälschlicherweise als Spam oder Malware eingeordnet und daher nicht beachtet oder gar ausgefiltert wird.
- Der Empfänger kann nicht sicher sein, dass der in der E-Mail ausgewiesene Absender tatsächlich der Absender ist.
- Dateianhänge ab einer bestimmten Größe werden von Mailservern abgelehnt und müssen umständlich portioniert werden.
Auch bei den häufig eingesetzten Cloudlösungen legt man die sensiblen Daten auf fremden Ressourcen ab und hofft auf die Gewährleistung der Vertraulichkeit durch einen externen Betreiber.
Die Lösung
Unsere Kanzlei bietet auf Wunsch docSwap zum vertraulichen Dateiaustausch an.
Aus Sicht des Anwenders handelt es sich um eine Web-App, die den Up- und Download von Dateien direkt zu uns ermöglicht.
DocSwap hat folgende Eigenschaften:
- Die Übertragung ist kryptographisch abgesichert (“TLS“, ehemals “SSL“ ) und kann nach gegenwärtigem Stand der Technik nicht mitgelesen oder manipuliert werden. Es handelt sich um eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung, da sich der docSwap-Server in unseren Räumlichkeiten befindet und von uns betrieben wird (“on-premise“).
- Dateien müssen auf dem Transportweg nicht zwischengespeichert werden. Im Unterschied zu den Cloud-Lösungen bedarf es keiner Ressourcen Dritter mit unklaren Zugriffsmöglichkeiten und fehlender Ende-zu-Ende Verschlüsselung.
- Durch die Vergabe eines Passwortes kann der Nutzerkreis weiter abgesichert werden. Die IP-Adresse des Absenders wird gespeichert.
- Auch große Dateien (1 Gigabyte und mehr) können übertragen werden.
- Es wird unmittelbar klar, ob die Übertragung erfolgreich war.
- Übertragungen können nicht fälschlicherweise als Spam klassifiziert oder ausgefiltert werden.
Um Dateien und Dokumente durch das Internet auszutauschen erstellt docSwap “Tickets“. Tickets ermöglichen es, Dateien in unsere Kanzlei hochzuladen (“Upload-Ticket“) oder herunterzuladen (“Download-Ticket“). Sie werden bei Bedarf durch die Kanzlei erstellt und verwaltet.
Es handelt sich dabei um individuelle Webadressen auf unserem docSwap-Server, die mit jedem modernen Browser nutzbar sind.
Durch ein Verfallsdatum und eine Nutzungsbeschränkung wird sichergestellt, dass ein Ticket nicht länger als erforderlich gültig ist. Zusätzlich können Tickets mit einem individuellen Passwort versehen werden.
Wenn Sie eine Datei per docSwap an uns übertragen, stellen Sie bitte sicher, dass die entsprechende Kontaktperson in unserer Kanzlei in Kenntnis gesetzt ist. Dies gilt insbesondere in eiligen oder wichtigen Angelegenheiten.
Verwenden Sie bitte sprechende Dateinamen, die unser Aktenzeichen “MM [5 Ziffern]“ enthalten. Dieses Muster wird von docSwap erkannt und ermöglicht die automatisierte Dateiablage. Beispiele:
Entwurf Anmeldung MM 12345.pdf
Vorderansicht MM 12345.jpg.
Selbstverständlich bestehen die bisherigen Übertragungswege per E-Mail oder Post weiter. DocSwap versteht sich als zusätzliches Angebot unserer Kanzlei, um die oben genannten Anforderungen abzudecken.
DocSwap steht ab sofort zur Verfügung. Änderungen an docSwap oder dessen Verfügbarkeit werden an dieser Stelle publiziert. Für Rückfragen oder Anregungen stehen wir unter info@mammelmaser.de gerne zur Verfügung.